Si te has atascado con Microsoft Outlook, el gestor de correo y contactos de Microsoft Office, para entregar unos informes de última hora en el trabajo, estás experimentando lo endiabladamente lento que puede llegar a ir. He aquí algunas sugerencias rápidas para desatascarlo y que funcione lo más rápido posible:

1. Instala el último Office Service Pack

Los Service Pack son paquetes asociados a un programa de Microsoft que incluyen todos sus parches de seguridad y mejoras en el rendimiento, la estabilidad y las prestaciones. Conviene mantenerse al día y tener el último instalado. Es gratuito y podéis encontrarlo en el directorio de Malavida.com.

2. Descarga enteros los elementos IMAP

Cuando usas el protocolo IMAP para acceder a tu cuenta de correo probablemente te habrás dado cuenta de que Outlook puede colgarse, bloquearse e inutilizarse, mientras que con con las cuentas POP funciona como un reloj suizo. Podemos hacer que nuestra cuenta IMAP mejore diciéndole a Outlook que descargue los mensajes enteros cada vez que sincronicemos, de modo que no haya que esperar mientras se descarga poco a poco el mensaje del servidor. Para conseguirlo pásate por el panel de Grupos de envío o recepción mediante el atajo Crtl+Alt+S, métete en tu cuenta y escoge Descargar elemento completo incluidos adjuntos. La primera vez que Outlook sincronice con tu servidor de correo, le llevará un poco más de tiempo, pero notarás una mejora importante.

3. Limpia automáticamente tu bandeja de correo.

Mantener limpia la bandeja de correo es uno de los aspectos más elementales que existen para aumentar nuestra productividad con Outlook. Podemos hacerlo manualmente configurando carpetas separadas personales y mover allá los correos antiguos. Aunque si lo preferimos también podemos configurarlo para que lo haga automáticamente. Hay que poner en marcha la herramienta Autoarchivar que encontraremos en Herramientas > Opciones > Otros.

4. Compacta el archivo de carpetas personales (PST)

Todos tus correos electrónicos están almacenados en un único archivo .PST que crece a medida que pasa el tiempo y que no se vuelve más pequeño ni aunque eliminemos correos. Para volverlo más manejable tenemos que compactarlo. Para ello, hay que ir a Archivo > Administración de archivos de datos, seleccionar Carpetas personales y darle a Compactar ahora.

5. Usa la utilidad para reparar la bandeja de entrada.

Si tu Outlook se cuelga a menudo, es probable que sea a causa de problemas con la bandeja de entrada. Para solucionarlo usa la búsqueda de Windows para encontrar scanpst.exe (está en la misma carpeta que el ejecutable de Outlook), ejecútalo y selecciona tu .pst para repararlo.

6. Desactiva el lector RSS

Aunque no uses Outlook para leer tus feeds de RSS, el programa sigue sincronizado por defecto a los canales RSS de Internet Explorer. Desactí­valo en Herramientas > Opciones > Otros.

7. Deshabilita plugins que no sean vitales

Existen infinidad de complementos para Microsoft Outlook que añaden todo tipo de características interesantes, pero a veces puede ocurrir que no lo sean tanto en función de nuestras necesidades reales, y que en realidad no hagan más que ocupar un espacio vital que ralentice el programa hasta unos límites insufribles. Para ver y eliminar complementos hay que ir a Herramientas > Centro de confianza > Complementos. Deshazte de todos los que puedas.

¿Necesitas programar un correo electrónico? Existen múltiples razones por las que tengas que hacerlo, desde el envío de notas de prensa hasta el de felicitaciones de cumpleaños.

Microsoft Outlook permite hacerlo de la manera más sencilla posible. La única pega que tiene es que necesita estar encendido en el momento exacto en que esté programado el envío.

Esto no ocurriría en un servicio de correo web como el de Yahoo!, Google o Hotmail, que se hallan permanentemente conectados a Internet, pero desgraciadamente ninguno posee la capacidad de programar el envío de correos y solamente podemos lograrlo con la ayuda de herramientas de terceros.

Con el cliente de correo de Microsoft, en cambio, está chupado. Primero tendemos que crear un nuevo mensaje de correo, seleccionar Opciones en el menú superior y elegir la opción Retrasar entrega.

Esto nos abre una ventana con las Opciones de mensaje donde podemos programar la fecha y la hora exacta en la que queremos enviarlo.

Una vez hecha la selección, basta con cerrar la ventana, escribir el mensaje y enviarlo como haríamos usualmente. Con la diferencia de que esta vez aguardará agazapado en la Carpeta de Salida hasta la fecha convenida para su envío.

Hace unos días os hablamos de la existencia de Google Apps Sync, un plugin de Outlook que sincroniza sus datos con los de las aplicaciones web de Google. Desde el blog del equipo de desarrollo del gestor de contactos de Microsoft han informado recientemente de la existencia de un grave error que deja Outlook sin su función de búsqueda si instalamos el plugin.

Google Apps Sync desactiva una clave del registro de Windows que hace que Windows Desktop deje de indexar y proporcionar funcionalidades de búsqueda para todos los datos de Outlook, no solamente para los que estén sincronizados con las aplicaciones web de Google.

El problema tiene bemoles porque persiste aunque desinstalemos el plugin. Para solucionarlo Microsoft propone seguir estos sencillos cuatro pasos:

• Pulsar Windows + R en el teclado y escribir regedit. Esto abrirá el registro de Windows.
• Ir a HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Policies\Microsoft\Windows\Windows Search.
• Reiniciar manualmente el valor de PreventIndexingOutlook a “0″ (sin las comillas). Para ello, hay que hacer clic derecho sobre la clave PreventIndexingOutlook, seleccionar “Modificar …” y, a continuación, cambiar los datos del valor a “0″.
• Cerrar el registro de Windows.

Microsoft ha anunciado su intención de trabajar conjuntamente con Google para solucionar este error y otros que puedan surgir en el futuro. De momento, si queremos sincronizar las aplicaciones de Google con Outlook tendremos que estar dispuestos a sacrificar las funcionalidades de búsqueda de Outlook.

Fuente: Microsoft Outlook Team Blog

Google acaba de presentar Google Apps Sync, un plugin que sincroniza los correos, contactos y calendarios de Microsoft Outlook con su conjunto de aplicaciones conocido como Google Apps. Así, cualquier cambio que hagamos en el correo de Google, Google Docs o Google Calendar se verá reflejado en el programa de Microsoft, y viceversa. También podremos importar fácilmente los datos contenidos en Microsoft Exchange para guardarlos en los servidores de Google.

Las intenciones de Google son facilitar la transición de las empresas a su paquete de herramientas en “la nube”, aunque los que seamos usuarios tanto de Outlook como de Google nos beneficiaremos con la sincronización de ambos servicios.

La nota negativa es que Google Apps Sync solamente funciona con Outlook 2003 (con SP2) y 2007 (con SP3), dejando al margen otras herramientas similares de Microsoft como Mail de Windows Live.

Realmente es vergonzoso que a estas alturas de la película sea misión imposible sincronizar cualquier cliente de correo, calendario u organizador de contactos con nuestras aplicaciones de Google, aunque es evidente que si Microsoft pretende hacerse un hueco en la nube deberá ser a costa de aprovechar su posición dominante en el escritorio y dificultar la comunicación con Google.