Si te has atascado con Microsoft Outlook, el gestor de correo y contactos de Microsoft Office, para entregar unos informes de última hora en el trabajo, estás experimentando lo endiabladamente lento que puede llegar a ir. He aquí algunas sugerencias rápidas para desatascarlo y que funcione lo más rápido posible:

1. Instala el último Office Service Pack

Los Service Pack son paquetes asociados a un programa de Microsoft que incluyen todos sus parches de seguridad y mejoras en el rendimiento, la estabilidad y las prestaciones. Conviene mantenerse al día y tener el último instalado. Es gratuito y podéis encontrarlo en el directorio de Malavida.com.

2. Descarga enteros los elementos IMAP

Cuando usas el protocolo IMAP para acceder a tu cuenta de correo probablemente te habrás dado cuenta de que Outlook puede colgarse, bloquearse e inutilizarse, mientras que con con las cuentas POP funciona como un reloj suizo. Podemos hacer que nuestra cuenta IMAP mejore diciéndole a Outlook que descargue los mensajes enteros cada vez que sincronicemos, de modo que no haya que esperar mientras se descarga poco a poco el mensaje del servidor. Para conseguirlo pásate por el panel de Grupos de envío o recepción mediante el atajo Crtl+Alt+S, métete en tu cuenta y escoge Descargar elemento completo incluidos adjuntos. La primera vez que Outlook sincronice con tu servidor de correo, le llevará un poco más de tiempo, pero notarás una mejora importante.

3. Limpia automáticamente tu bandeja de correo.

Mantener limpia la bandeja de correo es uno de los aspectos más elementales que existen para aumentar nuestra productividad con Outlook. Podemos hacerlo manualmente configurando carpetas separadas personales y mover allá los correos antiguos. Aunque si lo preferimos también podemos configurarlo para que lo haga automáticamente. Hay que poner en marcha la herramienta Autoarchivar que encontraremos en Herramientas > Opciones > Otros.

4. Compacta el archivo de carpetas personales (PST)

Todos tus correos electrónicos están almacenados en un único archivo .PST que crece a medida que pasa el tiempo y que no se vuelve más pequeño ni aunque eliminemos correos. Para volverlo más manejable tenemos que compactarlo. Para ello, hay que ir a Archivo > Administración de archivos de datos, seleccionar Carpetas personales y darle a Compactar ahora.

5. Usa la utilidad para reparar la bandeja de entrada.

Si tu Outlook se cuelga a menudo, es probable que sea a causa de problemas con la bandeja de entrada. Para solucionarlo usa la búsqueda de Windows para encontrar scanpst.exe (está en la misma carpeta que el ejecutable de Outlook), ejecútalo y selecciona tu .pst para repararlo.

6. Desactiva el lector RSS

Aunque no uses Outlook para leer tus feeds de RSS, el programa sigue sincronizado por defecto a los canales RSS de Internet Explorer. Desactí­valo en Herramientas > Opciones > Otros.

7. Deshabilita plugins que no sean vitales

Existen infinidad de complementos para Microsoft Outlook que añaden todo tipo de características interesantes, pero a veces puede ocurrir que no lo sean tanto en función de nuestras necesidades reales, y que en realidad no hagan más que ocupar un espacio vital que ralentice el programa hasta unos límites insufribles. Para ver y eliminar complementos hay que ir a Herramientas > Centro de confianza > Complementos. Deshazte de todos los que puedas.

El segundo sevice pack de la última versión de la suite ofimática de Microsoft, Office 2007, verá la luz durante la última semana de este mes de Abril, aportando muchas novedades. Los cambios afectarán tanto a las aplicaciones de escritorio como de servidor, serán añadidas nuevas opciones de gestión de archivos y compatibilidad con varios formatos. Entre los nuevos formatos compatibles con Office 2007 SP2 encontramos archivos PDF (que ya se ha convertido en un estándar para muchas tareas ofimáticas), ODF (Open Document Format) y XPS. Además, las funciones de calendario de Outlook han sido revisadas y el rendimiento en general del popular gestor de correo ha sido mejorado, también Visio será capaz de exportar archivos UML en XML. Desde Redmond aseguran que este Service Pack aporta un mejor comportamiento en general de Office 2007, para el que aún tendremos que esperar un par de semanas.

La nueva versión de la suite Ofimática OpenOffice está a punto de salir, tanto es así que ya se han visto circular por la red algunas versiones definitivas a la espera de que este fin de semana se de el pistoletazo de salida a las descargas oficiales.

Mientras esperamos impacientes ese momento, vamos a repasar algunas de las nuevas y mejoradas características que nos ofrece OpenOffice 3.0:

• Mejor integración para los usuarios de Mac: Ya no es necesario utilizar el X11 y funciona exactamente como el resto de aplicaciones Aqua.
• Soporte para el estándar ISO ODF 1.2
• Será capaz de leer y escribir en los formatos Office 2007, tales como .docx o .xlsx.
• Mejoras en las hojas de cálculo, como la inclusión mayor número de celdas por hoja.
• El cambio de tamaño y recorte en Impress&Draw ha sido mejorado de cara al usuario.
• Una mejora interesante para Writer: la mejora del sistema de notas y revisión del documento, mucho mejor resuelta que en versiones anteriores.
• Se ha realizado un nuevo set de iconos.
• Hay un nuevo menú de inicio más accesible.
• Se ha mejorado el soporte y la integración de XML.

A lo anterior hay que añadir un buen número de pequeñas funciones y novedades que han ido añadiendo desde la última versión 2.x y que suponen un gran salto desde el lanzamiento de la 2.0.

OpenOffice 3.0 es uno de los grandes proyectos de Software Libre y la única gran alternativa, quizás junto a StarOffice, al sistema, Office de Microsoft. Lo cierto es que corren rumores sobre la falta de desarrolladores para la suite y que muchos de los que trabajan en ella están un poco cansados de la manera de trabajar en OOfice y Sun. Esperemos que todo quede en nada y que puedan seguir ofreciéndonos una opción de tanta calidad durante mucho tiempo.