Office 2016 en todo tipo de dispositivos

Mucho ha llovido desde que fuese presentada la última versión hasta la fecha de la suite ofimática de Microsoft, Office 2013, que llegó pensando en Windows 8 y el futuro de la productividad. Ahora, más de dos años y medio después de aquel esperado lanzamiento, Microsoft anuncia la disponibilidad de Office 2016 en todo el mundo cuando el paquete ofimático por antonomasia ha evolucionado para convertirse, de la mano de Office 365, en un conjunto tanto de aplicaciones como de servicios. ¿El objetivo ahora? Reinventar la productividad.

"Microsoft aspira a potenciar y permitir a cada persona y a cada organización del planeta a hacer y conseguir más". Satya Nadella, CEO de Microsoft.

Office 2016 nace con una premisa que en nuestros tiempos manda de forma innegable: mobile first, cloud first. Las generaciones actuales y mucho más las futuras valoran la conectividad permanente, la movilidad, las relaciones sociales a través de la red y los entornos colaborativos. Ese planteamiento del ocio, pero también del trabajo, es el presente y lo que está por venir, y pensando en ellos, en nosotros, está concebida la nueva suite.

Colaboración y movilidad, pilares del nuevo Office

El tándem formado por Office 2016 y el servicio de suscripción cloud Office 365 llega hoy pensando en ser más móvil y social de lo que lo ha sido nunca. Llevar a cabo presencialmente tareas colaborativas en el entorno empresarial —incluso en el doméstico— es lo común, y realizar estas labores no tendría por qué ser complicado. Por ello las aplicaciones y servicios de Microsoft quieren romper muros y allanar caminos, desplegar mullidas alfombras rojas y hacer que trabajar con nuestros compañeros en línea sea tan sencillo como hacerlo cara a cara.

Trabajar colaborativamente más sencillo que nunca

Así es como las aplicaciones de escritorio de Word, PowerPoint y OneNote ofrecen con el nuevo Office la posibilidad de la coautoría en tiempo real, la visualización al segundo de los cambios que varios usuarios pueden estar haciendo en un documento de texto, una presentación o una nota a la vez. Una característica que llega con la versión 2016, pero que puede funcionar con la salvedad de la instantaneidad de cambios incluso con distribuciones anteriores. En Word, PowerPoint y OneNote Online también está disponible. En esencia, la funcionalidad es la misma que tienen el conjunto de aplicaciones de Google Drive.

Pero, ¿qué sería de la posibilidad de poder hacer cambios todos juntos en un mismo fichero sin comunicación? Ahí entra de lleno otra novedad, la completa y transparente integración de Skype en los servicios de la suite. Desde enviar un simple mensaje instantáneo a un usuario con el que colaboramos en un documento, sin abrir Skype, a compartir nuestra pantalla, hacer una videollamada o tener conversaciones orales. Se acabó la desconexión.

Microsoft Word 2016 con coautoría y comunicación a través de SkypeMicrosoft Word 2016 con coautoría y comunicación a través de Skype

Pero di también adiós a las cadenas infinitas de correos con mil y una respuestas. A la colaboración y la unión en torno al trabajo se suman los grupos de Office 365 que asaltan sin remilgos a Outlook 2016 para, de forma integrada con el resto de servicios y aplicaciones Office, conectar por todos lados los diferentes equipos que una empresa pueda tener. Con la focalización en la información y no en el modo de comunicarla, se gana en productividad.

Qué hacer, no cómo hacerlo

Y a la edición conjunta en tiempo real, la multicomunicación instantánea y la unión de los grupos de trabajo, se suma la potente herramienta de planificación Office 365 Planner, capaz de gestionar proyectos globalmente con tareas, fechas de ejecución y estatus. Para probarla habrá que esperar hasta el próximo trimestre, cuando la veremos en preview, pero a finales de este mes sí tendremos el adelanto de otra novedad, el remozamiento de OneDrive for Business, que mejorará sincronización, experiencia de usuario y almacenamiento de archivos de gran tamaño, y la llegada de GigJam a principios del 2016. Anunciada hace un tiempo por Microsoft, esta es una solución empresarial para transformar los procesos de negocios a partir de la recolección de información y la facilitación de su tratamiento.

Un paso por delante del usuario: inteligencia, aprendizaje y personalidad

Otra de las claves del nuevo Office de Microsoft es sin duda la inteligencia y la personalización de la experiencia productiva en él. Las nuevas aplicaciones y servicios quieren adelantarse al usuario realizando determinadas tareas de forma automática y facilitarle otras ofreciéndole hacer lo que probablemente quiere hacer. Estas palabras se entienden mejor con ejemplos, y varias de las nuevas características pueden materializarse con claridad a través de Outlook 2016.

Lo superfluo queda fuera de nuestra vista

El inseparable y potente amigo de tantos y tantos trabajadores en el mundo cuenta en esta versión con la bandeja de entrada más inteligente hasta la fecha. El cliente de correo y calendario de los de Redmond es capaz ahora, por sí mismo, de aprender de nuestros hábitos y mover de forma autónoma los correos menos importantes, aquellos no prioritarios, fuera de nuestra vista. Ir en busca de los e-mails­ importantes ya no será como buscar una aguja en un pajar si nuestra bandeja suele ser un caos sin concierto alguno, algo que recuerda a la gestión de Inbox de Google, por ejemplo.

Los grupos de Office 365 integrados en Outlook 2016Los grupos de Office 365 integrados en Outlook 2016

Y sin dejar el nuevo Outlook, un dato: según diversos estudios, un 90 % de los archivos que adjuntamos en un correo electrónico ha sido editado o utilizado recientemente. Siendo esto así, ¿por qué hay que ir a buscarlos allá donde estén cada vez que vamos a enviarlos? La respuesta, tan obvia, la da Microsoft con una lista de documentos usados recientemente tanto en las aplicaciones de Mobile, como en las de escritorio y especialmente en el cliente de correo, con solamente clicar en Adjuntar archivo. Tan sencillo y tan productivo.

Además, y especialmente relacionada con esa colaboración conjunta y social que abordábamos antes, Outlook 2016 es también capaz de adjuntar archivos a través de OneDrive otorgando a los usuarios que indiquemos en el campo Para: los permisos que deseemos sin más configuración. Así, con un simple clic, podremos decidir si el destinatario solamente podrá leer o tendrá la posibilidad de editar.

¿Y llega a otros lados la inteligencia de Office? Sí, básicamente a toda su plataforma de la mano del complemento Tell Me y Cortana.

Con Outlook 2016 y Cortana podrán planificarse eventos fácilmenteCon Outlook 2016 y Cortana podrán planificarse eventos fácilmente

Pongámonos en situación. No eres demasiado ducho en Excel, quieres insertar un gráfico con determinadas características y no sabes cómo hacerlo, no lo encuentras por ningún lado. ¿Qué haces? Probablemente, ir a preguntarle a Google. Pues eso, con Office 2016 se terminó, porque a través de Tell Me, encontrar cualquier acción a realizar es tan fácil como comenzar a escribirla. De este modo, por ejemplo, con escribir simplemente imagen, la función será capaz de entender que lo que deseamos es insertar una ídem y nos brindará la opción de hacerlo en un desplegable. Sin más.

Cortana "habla" con Office 365

Cortana, por su parte, continúa en su camino de ser el asistente personal definitivo comunicándose de forma intensiva con Office 365 y especialmente la pieza esencial de la productividad de la suite: Outlook. De este modo la planificación de eventos, por ejemplo, será tan natural como hacerlo con una persona. Eso sí, la integración tendrá que esperar por lo menos al próximo mes de noviembre.

Y por último una importante herramienta para ayudarnos en la elaboración de todo tipo de trabajos sin salir de la ventana de nuestro editor de textos o presentaciones, Smart Lookup. Funcionando con tecnología Bing, con solamente hacer clic derecho sobre una palabra y seleccionar la opción, en una columna a nuestra derecha nos aparece información relacionada de Wikipedia, Bing Imágenes y la web en general. Una forma de encontrar datos necesarios para aquello que estemos haciendo sin emplear siquiera un navegador.

Más seguridad y privacidad que nunca

Microsoft, tan popular en el entorno empresarial a través de Office, ha querido nuevamente reforzar sus esfuerzos en materia de seguridad y privacidad y para ello incorpora nuevas capacidades destinadas a evitar cualquier tipo de fuga, pérdida o acceso indeseado a nuestra información.

Así, la funcionalidad Data Loss Prevention en Word, PowerPoint, Excel y Outlook previene la filtración de datos críticos ayudando a reducir el riesgo, Enterprise Data Protection permitirá compartir información de acuerdo a determinadas restricciones corporativas (esta funcionalidad no llegará hasta finales de año) y Multi-factor Authentication garantizará que los trabajadores que intenten acceder a contenido desde fuera de la red corporativa tengan que pasar por adicionales controles de credenciales.

Renovado aspecto y perfecta integración con Windows 10

Si tal y como comentábamos en la introducción del artículo la versión anterior de Office, la 2013, llegaba pensando en Windows 8, la 2016 no puede hacer otra cosa que pensar en Windows 10.

Office 2016 se integra en lo visual y funcional a Windows 10

Esta perfecta integración con el último sistema operativo de las ventanas va de lo estético a lo técnico, de lo visual a lo funcional. Comienza por un renovado aspecto, una nueva interfaz que simplifica todavía más lo que ya simplificó la última versión del paquete y reserva el protagonismo a los colores característicos de cada una de las aplicaciones. Así, la Ribbon de PowerPoint luce con su color anaranjado, Word con su azul oscuro o Excel con su verde.

Excel 2016, su Ribbon color verde y los nuevos tipos de gráficosExcel 2016, su Ribbon color verde y los nuevos tipos de gráficos

Esta revisión hacia la simplificación y suavidad de formas alcanza también a los gráficos de Excel, con el estreno de Waterfall, Pareto, Treemap, Histogram, Box & Whisker y Sunburst, seis nuevos tipos de representaciones destinadas a la visualización de información financiera, jerárquica y estadística, y con Sway. Esta última herramienta es a la narración de historias, desde las más personales a las más estrictamente profesionales dentro de la empresa, lo que un buen director de fotografía a una película.

Sencillamente, Sway recoge toda la información que se desee transmitir, bien sea mediante texto, imágenes o vídeos, y la presenta en multitud de estilos con solamente unos cuantos clics y sin que debamos preocuparnos de nada más. Esto es posible en su versión web, en su versión para dispositivos iOS, pero sobre todo en Windows 10, donde despliega todo su potencial.

Continuum y Windows Hello toman parte en el nuevo Office

Pero como decíamos, la mimetización con Windows 10 no solamente llega en lo visual, también en lo funcional, por eso Office 2016 aprovecha las posibilidades de Continuum y Windows Hello.

Sway en acción en una tableta con Windows 10Sway en acción en una tableta con Windows 10

Si hemos comentado el dulce noviazgo que tendrán Cortana y Office 365 unas cuantas líneas más arriba, el modo en que el sistema operativo elimina barreras entre dispositivos móviles y de escritorio no se quedará atrás.

Continuum es aprovechado por Office Mobile para convertir nuestro teléfono con Windows 10 en un completo ordenador en el que ver, editar o crear con las versiones de escritorio con solamente conectarle una pantalla, un teclado y un ratón. Básicamente, llevar un ordenador en el bolsillo.

Windows Hello, por su lado, nos permite identificarnos en el propio sistema como lo venía haciendo hasta ahora, con toda clase de datos biométricos, y nos permitirá hacerlo desde hoy en la plataforma de Office, para que acceder a nuestra información sea tan natural como efectivo.

Descargar Office 2016 o trabajar en la nube desde hoy

Office 2016 con todas sus aplicaciones se encuentra disponible desde hoy mismo, 22 de septiembre, para su compra tanto para PC como para Mac con suscripciones de 7 o 10 euros al mes y pagos anuales de 69 o 99 euros.

Está disponible en 47 idiomas, requiere de Windows 7 o posterior y llegará también en forma de actualización automática a los suscriptores de Office 365 a partir del próximo mes y en forma de actualización manual desde este momento.

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