¿Usas Office 2010? Motivos por los que no migrar a Office 2013

Si utilizas Office 2010 y estás pensando pasarte a Office 2013, te interesará este artículo. Te explicamos algunos motivos por los que no necesitas migrar a Office 2013.

La nueva interfaz de Office 2013 y las novedades que promete el nuevo paquete de ofimática de Microsoft, pueden hacer que estemos barajando la posibilidad de adquirir la nueva versión y dejar atrás nuestro Office 2010. Pero debemos plantearnos si realmente merece la pena gastarnos ese dinero, o si es simplemente un lavado de cara de Office y podemos seguir utilizando la versión antigua, que ya tenemos dominada y controlamos completamente.

Lo cierto es que cada usuario hace un uso diferente del paquete de utilidades ofimáticas, por lo que para algunos sí merecerá la pena la migración a Office 2013, mientras para otros, su mejor opción es quedarse con Office 2010. En Malavida os ofrecemos la información para que vosotros toméis la decisión con conocimiento de causa.

Office 2013
¿Nos han hecho pensar que necesitamos Office 2013?

Probablemente habrás oído las bondades del nuevo Office 2013: integración con SkyDrive (recientemente renombrado a OneDrive), nuevas vistas en Excel y PowerPoint, o integración de Facebook en Outlook. Pero, ¿seguro que no tienes estas opciones en tu Office 2010? Es posible que Microsoft nos haya vendido la nueva versión de Office como algo rompedor, pero ha sido más una máscara de modernidad que algo real. Por supuesto que Office 2013 trae novedades, pero quizás no justifican el gasto económico que implica la migración a la última versión. Debemos preguntarnos: ¿puedo hacer eso con Office 2010? Vamos a intentar resolver esa pregunta.

Microsoft Outlook

¿Merece la pena migrar a Office 2013 por las novedades de Microsoft Outlook? Aquí la balanza se decantaría inevitablemente por el no. Por un lado, tenemos a nuestra disposición el laureado Outlook.com que sustituyó a Hotmail, el nuevo cliente online con calendario, gestor de tareas, etc. Microsoft Outlook y Outlook.com no sólo se parecen en el nombre, su interfaz es muy similar y lo mismo cabe decir de sus funcionalidades.

Comparación Outlook

Si las funciones básicas de Outlook.com no son suficientes, puedes ampliarlas de forma gratuita. Por ejemplo, puedes añadir la información meteorológica del Calendario de Outlook.com en Opciones, donde puedes activar Mostrar el tiempo en el calendario (tanto en grados Celsius como Fahrenheit).

Outlook 1

Para integrar tus cuentas de redes sociales, basta con hacer clic en tu perfil y seleccionar la opción Modificar Perfil. En la nueva ventana, a la derecha encontramos la opción Agregar. Podremos integrar nuestras cuentas de Facebook, Twitter, Google, o LinkedIn entre otras.

Outlook 2

Si prefieres utilizar estas funciones en tu Outlook 2010, en lugar de en la versión web, tienes la opción de descargar Microsoft Office Social Connector que añadirá tus cuentas de redes sociales a tu cliente de correo electrónico.

Otras de las novedades que vende Outlook 2013 es la posibilidad de previsualizar en la bandeja de entrada la primera línea de cada mensaje. Pues bien, si accedes a Ver y activas la Vista previa automática podrás conseguir esta previsualización en tu Outlook 2010.

Microsoft Word

Vamos a hablar ahora de uno de los componentes de Office que más utilizamos: Microsoft Word. Una de las novedades de Word 2013 es la posibilidad de arrastrar imágenes sobre documentos de Word y colocarlas en el lugar que queramos. Además, podremos crear anotaciones libremente con textos e ilustraciones. Es cierto, que no tenemos estas funciones en Office 2010, pero podemos conseguir algo parecido. Una opción es utilizar la herramienta Publisher de nuestro Office, que sí permite opciones de autoedición.

Otra opción gratuita que tenemos, es utilizar Serif PagePlus Starter Edition, una aplicación de autoedición para crear publicaciones que permite importar los archivos de Word, editarlos, colocar las imágenes donde queramos, los textos, las anotaciones, etc. de forma mucho más cómoda y eficaz que en Office 2013.

PagePlus

Poder editar archivos PDF sí es una característica genuina de Office 2013 que no está disponible en su versión del 2010, donde sólo podemos guardar archivos en formato PDF. Pero también hay solución. Si queremos modificar ficheros PDF sin tener Word 2013, podemos utilizar alguna de estas herramientas gratuitas:

  • CutePDF: permite extraer páginas concretas de documentos PDF, y permite funciones de edición como rotar, recortar o eliminar páginas.
  • PDFescape: se trata de una webapp, con la que podemos eliminar o añadir elementos a un PDF, como textos, imágenes, notas o enlaces. Y todo de forma gratuita y sin tener que instalar nada.
PDFescape

Una de las características más interesantes de Word 2013 es la función reanudar lectura, gracias a la cual, Word marca automáticamente el último punto visto, y cuando abramos de nuevo el documento, se abrirá directamente la última página que habíamos editado y visto, incluso si lo abrimos desde otro ordenador. Esto también lo podemos hacer en Word 2010: bastará con insertar marcadores en los lugares donde queramos acceder después de forma rápida. Accedemos a la pestaña Insertar, y en el grupo vínculos seleccionamos Marcador. Le ponemos un nombre y ya podremos ir a ese punto concreto a través del comando Ir a de la ventana de marcadores. Es cierto que no es tan rápido como la nueva función de Word 2013, pero nos puede servir.

Word 2013 abre los documentos por defecto en modo lectura, una vista que muestra los documentos en una especie de pantalla completa para facilitar la lectura. En Word 2010 puedes activar este modo lectura a través de Vistas de documento> Lectura de pantalla completa.

Pantalla Completa

En cuanto a las opciones para insertar archivos multimedia en documentos Word, la versión 2013 permite importar imágenes y vídeos desde Bing, Flickr, YouTube o Facebook. En Word 2010, podemos insertar imágenes JPG o PNG a través del menú Insertar > Imagen, y para incluir un vídeo utilizaremos la vía Insertar > Objeto > Crear desde archivo.

Microsoft Excel

En Excel 2013 se le ha dado mucha importancia a los filtros de los datos de las tablas y a las segmentaciones de datos. Esta función ya existía en Excel 2010. Puedes crear estos filtros a través de Datos > Filtro. Para disponer de opciones avanzadas, necesitarás crear primero una tabla dinámica, seleccionando la celda y a través de Insertar > Tabla dinámica. Entonces podrás filtrar los datos usando las flechas de la tabla dinámica, y convertirlas en gráficos a través de Herramientas de Tabla dinámica > Opciones > Gráfico dinámico.

En cuanto a las segmentaciones de datos, que proporciona botones sobre los que se puede hacer clic para filtrar los datos de las tablas dinámicas, también están disponibles en Excel 2010, en el menú Insertar > Segmentación de datos.

Segmentación de datos
Microsoft PowerPoint

Una de las nuevas funciones que más se ha destacado de PowerPoint 2013 es la Vista Moderador, que nos permite ver nuestras notas en el monitor pero no en la presentación de las diapositivas. Pero esto también es posible con PowerPoint 2010, en Presentación con diapositivas, tenemos que activar la opción Usar vista del moderador. La novedad que indican en la versión 2013 es que esta herramienta ahora funciona sin problemas.

Vista moderador

PowerPoint 2013 sí cuenta con una función inexistente en la versión anterior: reunión en línea desde PowerPoint. Esta herramienta permite compartir una presentación a través de Internet. Como alternativa, podemos utilizar la webapp Prezi que nos permite crear y compartir nuestras presentaciones online de forma cómoda y gratuita.

Alternativas gratuitas para OneNote

OneNote es un bloc de notas digital que permite capturar, almacenar y utilizar de forma compartida todo tipo de información. No podemos negar las bondades de este software de administración de notas, pero sí podemos recomendar otras alternativas gratuitas que cumplen la misma función. Es el caso de Evernote, una agenda y bloc de notas avanzado con multitud de funcionalidades que además puedes utilizar en todas las plataformas.

Evernote
Integración con SkyDrive (OneDrive), ¿una novedad?

Una de las novedades que vendía Microsoft Office 2013 era la integración con SkyDrive, el servicio de almacenamiento en la nube de Microsoft, que como te contamos en este artículo, ahora pasa a llamarse OneDrive. Pero este servicio está disponible para todo el mundo de forma gratuita. Para disfrutar de esta integración, no solo con Office, sino con cualquier otro software, sólo tenemos que descargar la aplicación OneDrive para Windows e instalarla en nuestro ordenador. Podremos guardar cualquier archivo en la nube, y acceder a él desde cualquier PC, dispositivo móvil o navegador web.

OneDrive
Conclusión: ¿Por qué pagar por algo que ya está disponible de forma gratuita?

Evidentemente, un producto por el que pagamos siempre nos ofrecerá elementos extras que no podemos conseguir gratis. Pero, ¿necesitamos esos elementos extra? Probablemente no. Si tenemos Office 2010 y estamos contentos con él, no merece la pena invertir dinero en una versión que, aunque superior, no ofrece tantas ventajas respecto a su antecesor.

Y este argumento aún se hace más poderoso tras la última novedad de Microsoft: Office Online. A través de nuestro navegador podremos acceder online a todas las herramientas de Office de forma gratuita: Word Online, Excel Online, PowerPoint Online, e incluso OneNote Online. Podremos crear y editar documentos desde nuestro navegador y guardar todos los archivos en el servicio de almacenamiento en la nube OneDrive. Aquí está el futuro, y no en invertir una gran cantidad de dinero en un software de escritorio.

Office Online

Por tanto, mejor quedarse con el viejo Office 2010 y sacar todo el partido a las herramientas gratuitas que están a nuestro alcance.

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