Preguntas y ayuda sobre Microsoft Excel

¿Cómo hacer facturas en Excel?

Lo más cómodo en primer lugar sería descargar una plantilla de Excel para crear facturas. Ésta te servirá para contar con una serie de elementos predefinidos, como por ejemplo el formato y el diseño. A continuación crea un libro nuevo de Excel y accede al catálogo de plantillas y modifica los datos que figuran a modo de ejemplo en la que hayas elegido y cámbialos por los tuyos y los de tu cliente.

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¿Cómo usar Excel?

La manera de utilizar Excel puede variar en función de cuál sea el objetivo final del usuario. El programa ofrece diferentes posibilidades: crear y dar formato a una hoja de cálculo, construir modelos para analizar datos, presentar gráficos, escribir fórmulas, gestionar la contabilidad…

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¿Qué es Excel?

Es un programa que forma parte de la suite ofimática Microsoft Office de hojas de cálculo con utilidad principalmente en tareas financieras y contables. Permite al usuario elaborar tablas que incluyan cálculos matemáticos que se resuelvan mediante operadores matemáticos o automáticamente mediante fórmulas llamadas funciones que se pueden configurar manualmente.

Al igual que el resto de programas que conforman el paquete Office, Excel se ha convertido en un estándar de facto pese a su licencia comercial. No en vano otras herramientas como OpenOffice, LibreOffice o Google Docs que cuentan con software de hojas de cálculo se han desarrollado para ser totalmente compatibles con el software de Microsoft.

Los orígenes de este programa se remontan a principios de la década de los 80, cuando la empresa estadounidense presentó Multiplan que no tuvo particular relevancia en MS-DOS frente a Lotus 1-2-3. La idea se siguió desarrollando hasta que tomó forma como Excel en 1985 para Mac y ya en 1987 para Windows en 1987. A partir de 1993 pasa a formar parte de Office con la versión 5.0.

¿Cómo hacer macros en Excel?

Para evitar repetir frecuentemente las mismas acciones, Excel permite crear lo que se conoce como macro. Se trata de un conjunto de comandos que se almacenan en el programa y que cuando se recurren a ellos ejecutan la acción de manera automática.

Para crear una macro debes seguir este procedimiento:

  • Paso 1: dirígete a Grabar macro y verás cómo se abre un cuadro de diálogo.
  • Paso 2: dale un nombre a la macro, crea un método abreviado de acceso o atajo de teclado, establece dónde quieres almacenar la macro (si quieres que sólo sirva para un libro o para cualquier documento con el que trabajes en Excel) y otórgale una descripción (voluntaria).
  • Paso 3: en el momento de pulsar Aceptar comienza la grabación. Eso significa que todas las acciones que hagas ahora quedarán vinculadas al atajo de teclado que introdujiste en el menú de creación de la macro.
  • Paso 4: detén la grabación cuando hayas terminado los pasos.
  • Paso 5: para ejecutar la macro guardada en una nueva hoja seleccionarás el comando macros o pulsarás el atajo de teclado elegido.
¿Cómo bloquear celdas en Excel?

Para bloquear una o más celdas en Excel hay que hacer lo siguiente:

  • Paso 1: selecciona las celdas que quieras proteger utilizando la tecla CTRL en caso de que selecciones a la vez celdas no adyacentes.
  • Paso 2: haz clic en el botón Expandir de la parte inferior derecha de la sección fuente en las opciones de Inicio y pincha en Protección.
  • Paso 3: haz clic en la casilla de verificación Bloqueada y a continuación en Aceptar.

Hay que tener en cuenta que el proteger las celdas con bloqueo significa que no se pueden escribir datos en la celda, modificarlos o cambiar atributos de la misma como por ejemplo el formato.

El bloqueo de celdas puede resultar útil si se trabaja con una gran cantidad de datos sensibles en el que el baile de una cifra o un carácter pueda enviar al traste todo el trabajo al cambiar el resultado final y, por tanto, su interpretación. Se bloquea por tanto para evitar el cambio o introducción de datos accidental o voluntaria por usuarios sin permiso para hacerlo.

¿Cómo convertir un PDF a Excel?

Para convertir el contenido de un PDF a Excel no es necesario copiar y pegar todos los datos a las bravas (siendo posible además que no coincidiesen). Existen diferentes maneras:

  • Exportar los datos previamente a Word y conservándolos en modo texto. El mismo Word incorpora una función para convertir a tabla de Excel cualquier dato introducido en el procesador de texto.
  • Utilizar la función para tal fin con la que cuenta Adobe Reader capaz de digitalizar todos los datos conservando diseño y formato.
  • Utilizar conversores de terceros (existen herramientas gratuitas y de pago).

Los archivos con formato PDF se han convertido en un estándar de almacenamiento de información gracias que es posible abrirlos en prácticamente cualquier plataforma. Se trata de un archivo compuesto por texto, mapas de bits e imágenes vectoriales. Gracias a su versatilidad y pese a haber sido desarrollado por Adobe Systems, su uso se ha difundido gracias a que lo ha liberado como estándar abierto y ahora se rige según lo dispuesto por la Organización Internacional de Estandarización (ISO).

¿Qué es un rango en Excel?

Un rango en Excel es un conjunto de celdas adyacentes que se pueden seleccionar para realizar la misma operación con todas ellas. Esa agrupación facilita aplicar formatos comunes, ordenar elementos o llevar a cabo otras tareas de la hoja de cálculo. En realidad constituye la base de muchas de las operaciones que se llevan a cabo con la hoja de cálculo.

Ese conjunto de celdas llamado rango de celdas, recibe un nombre que está dado por la primera y última celda. Por ejemplo: A1 y C3 (A1:C3). Al seleccionarlas podemos aplicar sobre todas ellas la misma acción. Estos rangos se utilizan para crear gráficos, formar tablas o generar informes.

Para utilizarlo puedes seleccionarlo manualmente con el ratón pero puedes escribir su nombre evitando así desplazarte por la hoja. Así pues, si quisiéramos hacer un cálculo sobre un conjunto de celdas, sería el rango lo que tendría que figurar dentro de la fórmula puesto que figuran en ella todas las celdas cuyos datos ha de tener en cuenta.

¿Para qué sirve Excel?

Excel sirve para realizar cálculos numéricos o matemáticos. Lo que ocurre es que la finalidad de estos puede ser diferente según las necesidades del usuario. Se pueden llegar a realizar desde simples sumas a integrales, pasando por la creación de gráficos, la generación de informes o la organización de información no numérica. De hecho, aunque en origen estaba diseñado para satisfacer las necesidades del ámbito administrativo y contable, sus funciones se han extendido a diferentes campos, incluyendo el de las bases de datos.

Con Excel podemos llevar a cabo las siguientes tareas:

  • Elaborar tablas de consulta de información.
  • Creación de gráficos a partir de datos numéricos introducidos en la hoja de cálculo.
  • Resolver operaciones matemáticas sencillas.
  • Elevar números a potencias.
  • Hacer calendarios especializados.
  • Hacer facturas.
  • Diseñar todo tipo de horarios.
  • Generar informes contables.
  • Elaborar presupuestos detallados.
  • Editar hojas de cálculo de programas similares.

Gracias a sus características es utilizado en el ámbito de la empresa pero también en entornos domésticos para llevar contabilidad básica ya que ofrece un sencillo acceso a sus funciones más básicas.

¿Cómo calcular un porcentaje con Excel?

Dado que el cálculo de un porcentaje con Excel puede llevarse a cabo con los operadores matemáticos sencillos de multiplicación y división, no existe una fórmula para tal fin. Por tanto, para calcular un porcentaje bastaría con realizar a cabo esta operación:

  • Porcentaje = cantidad / total

El resultado de esa operación arroja el porcentaje que buscamos. Eso sí, necesitarás aplicar el formato a la celda del tanto por cien (%) porque si no verás su dato expresado como resultado decimal y no como porcentaje sobre el total de la cantidad.

Por otro lado, si conoces el porcentaje y la cantidad puedes hallar el total. Para eso tendrías que dividir cantidad entre porcentaje:

  • Total = cantidad/porcentaje

Si conoces porcentaje y total y lo que quieres hallar es la cantidad, entonces tendrás que llevar a cabo esta operación:

  • Cantidad = total*porcentaje

Recuerda, como decíamos, aplicar el formato de porcentaje a la celda puesto que si no verás el dato expresado en decimales.

¿Cómo redondear cifras en Excel?

Pueden existir diferentes motivos para querer redondear un número hacia arriba, por ejemplo porque sus decimales no son significativos o porque se quiere redondear hasta un múltiplo de 10 para simplificar una aproximación de cantidades. Existen diferentes funciones para hacerlo y para ello se utiliza la función REDONDEAR.

  • Para redondear un número: se utilizan las funciones REDONDEA.MAS, REDONDEA.PAR Y REDONDEA.IMPAR.
  • Se puede querer redondear una cifra hacia abajo: para ello se utiliza la función REDONDEAR.MENOS.
  • Redondear al número más próximo: si se quiere redondear hacia el número más próximo será la función REDONDEAR la que habrá que utilizar.
  • Para redondear a un número múltiplo especificado: utilizaremos la función REDOND.MULT.

Como vemos esta función admite diferentes variaciones según el propósito del usuario. En su sintaxis es imprescindible que vaya acompañada del número que se desea redondear así como el número de decimales que se desean redondear. El número a redondear puede ser positivo, negativo o cero.