¿Es Excel una base de datos?

Excel no es en sí misma una base de datos, sino una aplicación para trabajar con hojas de cálculo. No obstante estas hojas de cálculo pueden servir para crear bases de datos que luego pueden exportarse a programas para gestionarlas, como Access.

Quizá debas saber que una base de datos, hablando grosso modo, es un lugar donde sobre una sola referencia se guarda diferente información organizada por diferentes tipos de datos. Cada uno de esos datos se agrupa con los de su clase en una tabla. Una hoja de cálculo de Excel sería el equivalente a cada una de estas tablas. Es decir, que un conjunto de hojas de cálculo en Excel podría servir para formar una base de datos.

No obstante podrías (es habitual), en una única hoja de cálculo, haber introducido varias columnas que indiquen una característica sobre los datos introducidos (que si lo has organizado bien se distribuirían por filas). Con toda esta información podrías construir luego una base de datos relacional donde hacer consultas o querys cada vez que quisieras extraer información concreta sobre un registro.

Pero como decimos ya existen otros programas para trabajar con bases de datos, mientras que la finalidad de Microsoft Excel es otra:

  • Agrupar un gran volumen de datos por los que navegar con facilidad.
  • Introducir y editar datos manualmente.
  • Compartir copias de los archivos.
  • Ver representaciones visuales de la información.
  • Integrar el trabajo con otros tipos de software de oficina.
  • Aprovechar la característica del uso de las fórmulas.

No obstante como software de base de datos no es bueno porque los datos pueden ser inconsistentes, porque no es funcional para hacer consultas cruzadas y por los problemas de rendimiento en los documentos cuando estos son de gran tamaño.