Preguntas y ayuda sobre Microsoft Outlook

¿Cómo configurar Outlook?

Como es lógico Outlook no es un cliente de correo que venga configurado de fábrica por lo que tendremos que ser nosotros mismos los que introduzcamos los datos de la cuenta de correo a fin de poder utilizarlo con ella. Estos son los pasos a seguir para configurarla:

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¿Cómo usar Microsoft Outlook?

Las funciones de Outlook son variadas pero no encontrarás gran dificultad en su manejo pues como todos los programas de Office, cuenta con una interfaz de usuario con un diseño común y funciones similares. La principal función que es la de envío de mensajes se lleva a cabo de la siguiente manera.

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¿Cómo recuperar correos borrados de Outlook?

Si eliminas un correo de Outlook y lo has hecho por error no dejes que te invada el pánico. En la mayor parte de casos podrás recuperarlo si sigues estos pasos:

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¿Qué es Microsoft Outlook?

Se trata de la aplicación de correo electrónico que cuenta con funciones de agenda personal propiedad de Microsoft y que viene integrado en la suite ofimática Office. La primera versión que se lanzó al público es de 1990 y a lo largo de los años ha ido evolucionando hasta convertirse en una herramienta muy utilizada en el ámbito profesional gracias a que sus funciones van más allá del envío de correo: cuenta con calendario, gestor de tareas, lista de contactos, notas, diario y búsqueda en la red.

Ademas de estas cuenta con otras funciones entre las que encontramos las siguientes:

  • Administración del correo desde un único lugar. Es capaz de administrar varios buzones o, lo que es lo mismo, soporta la sincronización de varias cuentas de correo de diferentes servicios como Hotmail o Gmail.
  • Puede manejarse con grandes volúmenes de correo electrónico y personalizar tareas comunes en comandos.
  • Cuenta con un buscador integrado que permite localizar cualquier texto entre el correo almacenado.
  • Permite la descarga del correo.
  • Al integrarse en Office permite la composición de mensajes con las herramientas de la suite ofimática.
¿Cómo cambiar la contraseña de Microsoft Outlook?

Es aconsejable cambiar de vez en cuando la contraseña de Outlook por cuestión de seguridad. Para poder poner otro password debes hacer lo siguiente:

  1. Paso 1: abre Outlook y en el menú Archivo ve a Configuración de la cuenta.
  2. Paso 2: haz clic en el botón que indica Configuración de la cuenta.
  3. Paso 3: marca la cuenta de la que quieres cambiar la contraseña.
  4. Paso 4: haz clic en Cambiar y escribe la nueva contraseña en el campo Contraseña.
  5. Paso 5: finalmente haz clic en Siguiente y por último en Finalizar.

Si lo que necesitas es modificar la contraseña del archivo de datos PST que maneja Outlook el proceso es éste:

  1. Paso 1: abre Outlook y haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre tu cuenta de correo debes seleccionar en el menú contextual Propiedades del archivo de datos.
  2. Paso 2: en el menú de opciones Avanzadas selecciona Cambiar contraseña donde tendrás que escribir la antigua y luego la nueva para acabar confirmándola.
  3. Paso 3: haz clic en Aceptar y cierra todas las ventanas abiertas.
¿Qué hacer cuando Outlook no responde?

Es posible que Outlook se quede bloqueado en algún tipo de proceso que nos impida interaccionar con él. En ese caso tienes que iniciar el programa en modo seguro para cerrarlo y volver a abrirlo en modo normal para corregir el problema. Es decir, haz esto:

  1. Paso 1: cierra Outlook.
  2. Paso 2: ábrelo en modo seguro con cualquiera de las tres opciones en función del sistema operativo que utilices y tras esto ciérralo y vuelve a abrirlo con normalidad:
  • En Windows 10 ve a Inicio, escribe Outlook.exe /safe y pulsa Enter.
  • En Windows 7 selecciona Inicio y en el cuadro Buscar programas y archivos, escribe Outlook /safe y presiona Enter.
  • En Windows 8 debes acceder al menú Aplicaciones para seleccionar Ejecutar y escribe Outlook /safe. Finalmente pincha en Aceptar.

Esos problemas se suelen dar por situaciones como las siguientes:

  • Conflictos con cuadros de diálogo abiertos.
  • El programa se encuentra trabajando en un proceso grande o largo.
  • Requiere que se instalen las actualizaciones de Windows y Office.
  • Es necesaria una reparación de datos de Office.
¿Dónde se guardan los correos en Outlook?

Outlook descarga todos los correos en el equipo para poder trabajar con ellos más rápidamente y sin conexión. Esto facilita la gestión de todos los mensajes y lo hace a través de un archivo cuya extensión es PST. Ésta sería la copia de seguridad no sólo del correo, sino también de toda la información con la que trabaja como calendarios, contactos, tareas o notas. Ese es el motivo por el que si perdemos la conexión a Internet podemos seguir viendo nuestra carpeta de mensajes, a diferencia de un cliente web de correo. Se suelen guardar en las siguientes rutas de archivo:

  • unidad:\Usuarios\AppData\Local\Microsoft\Outlook
  • unidad:\Usuarios\Roaming\Local\Microsoft\Outlook
  • unidad:\Usuarios\Documentos\Archivos de Outlook
  • unidad:\Usuarios\Mis documentos\Archivos de Outlook
  • unidad:\Documents and Settings\\Configuración local\Datos de programa\Microsoft\Outlook

Por otro lado, las cuentas de corro como Microsoft Exchange, Outlook.com o IMAP guardan el correo en un servidor. Sin embargo el programa maneja un archivo de extensión OST que es una copia sincronizada de la cuenta y la almacena en las siguientes ubicaciones del disco duro:

  • unidad:\Usuarios\AppData\Local\Microsoft\Outlook
  • unidad:\Documents and Settings\Configuración local\Datos de programa\Microsoft\Outlook
¿Cómo hacer que Outlook envíe y reciba automáticamente?

Para que Outlook se actualice automáticamente mostrando los correos que llegan sin necesidad de que tengamos que hacerlo nosotros de manera manual hay que seguir estos pasos:

  1. Paso 1: ve al menú de Archivo y pincha en Opciones.
  2. Paso 2: en esta ventana tienes que pinchar en Opciones avanzadas. En este menú debes hacer clic en Enviar y recobir.
  3. Paso 3: tienes que dirigirte al grupo que se llama Todas las cuentas y debes comprobar que la casilla Programar un envío o recepción cada x segundos está seleccionada. Si no lo está, evidentemente selecciónala.
  4. Paso 4: en esta casilla podremos indicar cada cuántos minutos queremos que Outlook comprueba si hay mensajes pendientes por enviar así como si los hay por recibir.

No obstante no esta configuración no permite que esté comprobando si hay correos pendientes de manera continua por lo que si estás esperando con urgencia e impaciencia un mensaje siempre puedes recurrir al clásico F9 para refrescar la pantalla de correo.

¿Cómo poner firma en Outlook?

Puedes agregar una firma personalizada a tus correos electrónicos gracias a Outlook de la siguiente manera:

  1. Paso 1: crea un nuevo mensaje de correo electrónico y dirígete en el menú superior a Firma.
  2. Paso 2: en Seleccionar firma para editar elige Nuevo y en la ventana emergente haz clic en Nueva firma para escribir un nombre.
  3. Paso 3: en la opción Elegir firma predeterminada configura lo siguiente: elige una cuenta de correo a la que quede vinculada, en la lista de Mensajes nuevos selecciona la firma que quieres incluir automáticamente y en la lista Respuestas o reenvíos elige de nuevo la firma que quieres incluir. Si no se quiere incluir ninguna se puede aceptar la opción predeterminada ninguna.
  4. Paso 5: en la opción Editar firma puedes escribir el texto de tu firma y luego hacer clic en Aceptar. Desde esta opción puedes darle formato al texto e incluso incluir una tarjeta de presentación o hipervínculo.
¿Dónde se guardan los archivos adjuntos de Outlook?

Los archivos adjuntos que se envían en los correos (fotos, documentos, aplicaciones, vídeos y demás) se guardan automáticamente en una carpeta propia de Outlook. La misión de ésta es protegerlos pero tal vez quieras necesites trabajar con ellos o recuperarlos por cualquier otro motivo y no los encuentres.

Se hallan en la carpeta SecureTempFolder que tiene como papel almacenar los adjuntos de los mensajes de correo electrónico y se encuentra en el registro de Windows. A él puedes acceder pulsando el atajo de teclado Windows + R. Pero tendrás que mirar la ruta de la carpeta y se encuentra en la entrada OutlookSecureTempFolder.

Ahora debes copiar la ruta de la carpeta y llevarla al explorador de Windows para abrirla en una ventana. Para copiar dicha ruta tienes que hacer clic en Modificar… en la entrada del registro y en el campo Información del valor pulsar Ctrl+C para copiarla al portapapeles.