Una calculadora junto un documento económico

Las empresa precisan de las mejores herramientas para realizar su trabajo. Hay muchas entidades dedicadas a ofrecer bienes y servicios de todo tipo, y los recursos necesarios en cada una de ellas pueden variar, pero estaremos de acuerdo en que contar con una buena herramienta de contabilidad es fundamental para el buen funcionamiento del negocio. El balance económico y contable de una entidad es básico como lo es contar con utilidades adaptadas como el popular Contasol u otras similares que permitan controlar esto de forma sencilla y minuciosa. Te ofrecemos las claves necesarias a la hora de elegir un software de contabilidad para tu empresa, ¿en qué debes fijarte antes de poner tus cuentas en manos de una herramienta de este tipo?

Factores clave para elegir un software de Contabilidad

Repasamos los principales factores a tener en cuenta antes de decantarte por cualquiera de las opciones que hay en el campo de software contable. Fíjate en todos estos parámetros y ponlos en relación con tu negocio para saber qué tipo de servicio necesitas y poder elegir con seguridad.

Compatibilidad con múltiples empresas

Una de las primeras características que debes buscar es que permita llevar el control de varias empresas y sea multiusuario, es decir, que diferentes personas puedan usarlo. A lo mejor no es tu caso, pero si tienes más de una empresa o llevas el control contable de más de una empresa este punto es fundamental. De nada sirve contratar un software limitado que luego no puedas emplear en otros proyectos. También cabe comprobar la capacidad de generar perfiles de usuario con distintos grados de acceso y por tanto distintas jerarquías. Debe permitir que existan administradores y usuarios, cada uno con sus propios permisos y credenciales de acceso.

Facilidad de uso

No pediremos que alguien inexperto en la materia sepa usar la herramienta, pero cabe exigir que cualquier persona con unas nociones mínimas sobre la materia sea capaz de usarla casi sin explicaciones previas. Si se cumple esta condición será realmente sencillo operar con el software y olvidar complejas curvas de aprendizaje que exigen un tiempo precioso que tu negocio no tiene. Se precisa facilidad para introducir asientos contables, opciones para agilizar la introducción de asientos repetitivos, accesos sencillos hasta los códigos de cuentas contables, opciones de búsqueda avanzada…

Crear informes contables

En ocasiones necesitarás extraer los datos y presentarlos como informes ante tu consejo de administración o las instituciones reguladoras de la actividad económica. Asegúrate de que eliges un software que sea capaz de sacar periódicamente balances, cuentas de pérdidas y ganancias o cualquier otra información que puedan requerir terceros. Es necesario que puedas presentar liquidaciones de IVA, modelos de IRPF, libros de Registro Mercantil, cuentas anuales o libros de ingresos y gastos fácilmente, y además hacerlo en diferentes formatos. Y siempre teniendo en cuenta posibles modificaciones de la legislación vigente.

Generar registros de auditoría

Una buena herramienta de contabilidad facilitará y mucho el trabajo de auditoría que se realiza sobre cualquier entidad. Saber quién ha accedido al libro contable de la empresa, cuándo y qué ha hecho o qué información ha consultado y editado es muy necesario para que los gestores puedan tener controlados los movimientos. Por otra parte, se recomienda que la plataforma cuente con funciones para controlar el inmovilizado, todos esos bienes materiales, inmateriales o financieros que también son parte de tu entidad, incluso adjuntando imágenes y documentos relacionados con ellos.

Una calculadora para realizar operaciones de contabilidadUna calculadora para realizar operaciones de contabilidad

Flexibilidad modular de configuración

No todas las empresas tienen los mismos recursos y las mismas necesidades. De nada te servirá utilizar una plataforma cargada de opciones que no necesitas. Es preciso que como usuario puedas definir qué funciones necesitas en realidad y cuáles no, haciendo desaparecer estas últimas de la interfaz para ganar en rendimiento y eficacia. Un software contable debe ser fácilmente configurable y adaptable a las necesidades de las millones de empresas distintas que participan en el sector económico.

Opciones de escalabilidad

¿Tu empresa crecerá en el futuro? Opta por herramientas que sean capaces de trabajar en estas situaciones. Un software pensado para un tamaño de empresa determinado se quedará obsoleto en cuanto tu empresa crezca de tamaño y tenga otras necesidades. Es importante que la herramienta sea usable cuando acabas de iniciar tu aventura, pero también cuando te hayas consolidado en tu sector y tu volumen de negocio crezca. No tener que aprender una nueva herramienta en el futuro es un factor a tener muy en cuenta.

Automatización de tareas

Uno de los aspectos fundamentales en un software de estas características es que cuente con herramientas que permitan automatizar el trabajo. Siempre necesitarás introducir por primera vez un dato, pero lo ideal es que desde ese momento, y tomando como referencia esos datos de partida, el software sea capaz de ahorrarte trabajo automatizando por ejemplo la creación de facturas, el pago de las nóminas o los pagos de clientes. También se pueden automatizar fácilmente los pagos de impuestos. Un buen software contable es capaz de tomar los datos y actuar por su propia cuenta, aunque siempre bajo tu supervisión final. Lo que nos lleva a otro punto importante...

El error humano existe, y detectarlo lo antes posible es una tarea muy solicitada dentro de los programas de contabilidad existentes en el mercado. Si un software no es capaz de detectar por sí solo dónde hay un fallo y deja todo en manos de los usuarios el peligro nunca desaparecerá. Cuando busques tu herramienta contable, asegúrate de que entre sus características está la de detectar y avisar al momento al responsable de la existencia de un error en el sistema.

Guardado seguro de datos

Los datos de tu empresa son vitales, y también lo es que su almacenamiento sea seguro, garantizando además que ante cualquier problema podremos acceder a ellos y no dependen solo de una máquina que los guarda de forma local. Uno de los factores a tener en cuenta es si este software es capaz de guardar los datos también en la nube, conformando una copia de seguridad básica en caso de que surjan los problemas. Presta especial atención a este detalle. Solo así podrás deshacerte de la enorme cantidad de material físico que genera la actividad de un negocio, ahorrando de paso espacio.

Acceso universal desde cualquier lugar

Con el desarrollo de la tecnología eso de solo poder acceder a la información desde el puesto de trabajo ha quedado en el olvido. Hoy en día cualquier información es accesible desde cualquier punto con conexión a Internet y con independencia total del dispositivo utilizado. Un software de contabilidad de garantías debe ofrecerte la opción de consultar la información desde donde sea, cuando sea y a través de los dispositivos que sean. No es indispensable, pero sí una comodidad que debemos exigir en los tiempos que corren.

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