Cómo convertir imágenes en texto editable con la función OCR de IA en OnlyOffice

Para convertir imágenes con la función OCR de OnlyOffice y la IA, es necesario que instales un plug-in. Gracias a él, las aplicaciones de ofimática del paquete serán capaces de leer cualquier texto que haya dentro de una foto y convertirlo en texto. En los siguientes apartados, te explicamos cómo hacerlo en OnlyOffice para Windows, paso a paso y de forma muy sencilla.

Qué es OCR y por qué es tan útil

Las siglas OCR vienen de Optical Character Recognition, que en español quiere decir reconocimiento óptico de caracteres. Simplificando mucho, se trata de una tecnología que permite convertir imágenes o documentos escaneados en texto editable. En la práctica, significa que puedes tomar una foto de una página de un libro, un contrato en papel o una captura de pantalla. Luego, en cuestión de segundos, vas a poder transformarla en un archivo donde se pueda copiar, pegar o editar el contenido sin tener que escribirlo de nuevo.

Lo realmente útil del OCR es que te ahorra mucho tiempo y evita errores de transcripción manual. Piensa, por ejemplo, en datos cruciales como un teléfono o un número de cuenta. A menos que haya un error tipográfico en el documento original, con OCR no vas a tener fallos en la conversión a un texto editable. Además, combinado con la inteligencia artificial de OnlyOffice, mejora la precisión del reconocimiento, incluso cuando el texto aparece en fotos con poca calidad o en distintos idiomas.

Ventajas de usar OCR directamente con IA en OnlyOffice

Aunque es cierto que existen aplicaciones externas que hacen OCR, tenerlo integrado en OnlyOffice tiene varias ventajas:

• No necesitas abrir programas adicionales. Todo se hace desde la misma suite ofimática.
• Es compatible con documentos de Word, hojas de cálculo y presentaciones. Así que vas a poder aprovechar su potencial en tus propios archivos.
• Gracias a la IA, el reconocimiento es más rápido y preciso. Esto quiere decir que hay menos errores en los procesos de transcripción.
• Permite trabajar con múltiples idiomas y tipos de fuente. Incluso funcionará con textos escritos a mano, en la mayoría de los casos.
• Una vez convertido el texto, puedes editarlo directamente en tu documento, sin pasos extra.

En pocas palabras, aprovechar la función OCR de OnlyOffice te ahorra pasos y, como consecuencia, mucho tiempo, sobre todo si tienes que escanear documentos varias veces a lo largo de tu jornada.

Cómo preparar OnlyOffice para usar su OCR de IA

Antes de empezar, necesitas asegurarte de tener la versión de escritorio de OnlyOffice instalada en Windows. La función de OCR se ejecuta a través de un plug-in oficial, por lo que no viene activada por defecto.

Lo bueno es que OnlyOffice permite instalar complementos de forma sencilla y en pocos clics. Una vez añadido, el OCR quedará disponible dentro del menú de complementos y lo podrás usar siempre que lo necesites desde el editor de archivos PDF.

Cómo instalar y activar el complemento de IA con OCR en OnlyOffice

Los pasos para instalar y activar el plugin de IA con OCR en OnlyOffice son bastante sencillos.

Basta con hacer lo siguiente:

1. Abre el archivo PDF donde se encuentran las imágenes que quieres editar.
2. Entonces, en el menú superior, presiona en Extensiones > Administrador de complementos.
3. Después, instala el complemento AI. En nuestro caso, ya venía preinstalado (es posible que lo mismo te suceda a ti) y solo hemos tenido que actualizarlo.
4. Finalmente, ve a Plugins de fondo y activa el complemento que acabas de instalar, tal y como se ve en la imagen inferior.

Ahora, en OnlyOffice, dispones de una pestaña adicional en el menú superior denominada AI. Todavía no tienes lista la función de OCR, ya que es necesario seguir algunos pasos adicionales.

Son estos:

1. Ve a la pestaña AI del menú.
2. A continuación, presiona en Ajustes.
3. Pulsa en Editar modelos de IA.
4. Añade un nuevo modelo. Es importante tener en cuenta que OnlyOffice no proporciona modelos de IA. Necesitarás una clave de API para los modelos comerciales y muchos de ellos no son gratis. Nosotros hemos conectado Gemini 2.5 Flash, desde AI Studio de Google de forma gratuita. También puedes usar LM Studio u Ollama para ejecutar modelos de forma local. Cabe destacar que aunque el plugin de IA es gratis, algunos modelos de IA pueden ser de pago y eso dependerá del proveedor elegido.
5. Una vez tengas configurado el modelo con la clave API, selecciónalo para la tarea OCR.

Ahora, ya has conectado el modelo de IA con OnlyOffice, concretamente para la tarea de OCR. De todos modos, también vas a poder aprovechar esta integración con otras funciones, como la generación de texto o la generación de imágenes, ya que no sólo incluye funcionalidades de OCR sin otras adicionales.

Cómo convertir imágenes en texto editable en OnlyOffice, paso a paso

Tras conectar el modelo de IA correspondiente, ya puedes usar la IA para ejecutar tareas como OCR o generación de contenido. Recuerda que todo lo que hagas con estas funciones no pasa por los servidores de OnlyOffice, sino por los del proveedor elegido. En nuestro caso, será Google.

Si todo está en orden, ahora vas a poder convertir una imagen, como las que hay dentro de un PDF, en texto editable. Lo tienes que hacer así:

1. Asegúrate de estar en el modo edición.
2. Si quieres convertir un documento entero, presiona en el botón OCR dentro del apartado de AI.
3. Ahora, edita el contenido del documento PDF.

Por el contrario, si quieres ejecutar la tarea en una imagen que haya dentro de un PDF, haz clic derecho sobre ella y presiona en el apartado AI > Imagen > OCR. Acto seguido, dispondrás de una versión editable del texto de la imagen.

Trucos y consejos para obtener mejores resultados con la OCR de OnlyOffice

Aunque el OCR de OnlyOffice con IA funciona muy bien, siempre puedes mejorar la calidad del resultado siguiendo algunos pasos sencillos. Aquí tienes una lista de recomendaciones prácticas que te ayudarán a obtener un texto más preciso y fácil de editar:

• Usa imágenes nítidas y con buen contraste. Si la foto o escaneo está bien iluminado, el OCR reconocerá mejor las letras y evitarás errores en palabras parecidas.
• Corrige la orientación antes de procesar. Si la imagen está torcida o al revés, el motor de reconocimiento puede confundirse. Alinearla de forma recta mejora mucho la precisión.
• Úsalo, sobre todo, con idiomas populares. Aunque los modelos de IA suelen ser compatibles con prácticamente cualquier idioma, es probable que funcionen mejor con aquellos que tienen más hablantes, debido a la mayor disponibilidad de contenido escrito para su entrenamiento.
• Evita fondos con demasiados elementos. Si la imagen tiene logos, gráficos o manchas, lo mejor es recortar la parte donde aparece el texto para que el OCR no se distraiga.
• Divide documentos largos en secciones. Procesar una página o bloque de texto cada vez ayuda a reducir errores y acelera la conversión. Además, enviar mucho contenido podría agotar tus créditos en la API.
• Prefiere archivos en alta resolución. Un escaneo a 300 dpi o una foto sin pixelado mejora notablemente el reconocimiento de letras pequeñas o fuentes complejas.
• Haz una revisión rápida tras el OCR. Aunque la IA es precisa, nunca está de más repasar el resultado y corregir tildes, saltos de línea o caracteres mal interpretados.
• Usa el OCR para digitalizar archivos antiguos. Esta función no solo sirve para fotos recientes; también es ideal para convertir viejos documentos en papel a un formato digital editable.

Y tú, ¿cómo le estás sacando partido a la función de IA y OCR de OnlyOffice? Déjanos tus comentarios más abajo. Cuéntanos tu experiencia y compártela con nuestra comunidad de entusiastas del software. ¡Nos leemos!