Optimiza Word 2010

Si existe un par de herramientas en MS Office que sobresalen por encima de las demás, estas son Excel, por su capacidad y sus opciones casi infinitas, y Word, cuyas opciones no le quedan a la zaga a la primera.

Obviamente, está diseñada para que cualquier neófito pueda generar documentos aceptables fácilmente. No obstante, esconde funcionalidades poco conocidas pero tremendamente potentes. Y es que los editores de textos son más que meros correctores ortográficos.

En este sentido, hemos querido destacar en el presente artículo práctico las opciones de trabajo colaborativo de Word 2010. Paso a paso, iréis descubriendo unas prestaciones realmente útiles en un momento en el que la comunidad ha adquirido gran protagonismo y la generación de documentos entre varios usuarios proporciona al resultado final mayor riqueza y fiabilidad. ¿Comenzamos?

Truco 1. Aclara cualquier tipo de duda

Uno de los trucos más interesantes que al que se puede recurrir a la hora de trabajar de forma colaborativa es la inserción de comentarios que aclaren lo que se pretende conseguir en cada espacio del documento de texto. Esto con las versiones anteriores de Word era bastante lioso. Por suerte, con la edición 2010, en pocos pasos, podrás indicar a cualquiera todos los detalles necesarios para que el flujo de trabajo sea correcto y fluido.

Una vez que inicias Word y tienes abierto el texto con el que se quiere trabajar, selecciona la opción Revisar de la cinta de menú superior. A continuación, marca el texto que quieres que contenga el comentario y busca el icono denominado Nuevo comentario.

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Púlsalo y aparecerá un globo de color rojo en el que puedes introducir un literal para indicar algo importante a otro usuario o para anotar algo que consideres relevante con el fin de que no se te olvide. Para modificar o eliminar el comentario, solo tienes que utilizar los iconos que hay a continuación de Nuevo comentario, que se vuelven activos al crear el primero.

Truco 2. Controla los cambios

Otra de las herramientas útiles del procesador de textos de Microsoft es aquella que posibilita controlar en todo momento el estado del documento en el que se trabaja y, de esta forma, saber las modificaciones que se realizan y aceptarlas o rechazarlas según se estime conveniente. La opción se llama Control de cambios.

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Situándote de nuevo en Revisar de la cinta de menú, busca el icono Control de cambios. Púlsalo para establecer el punto de inicio de control y, luego, haz clic en la flecha con la punta hacia abajo. Aparecerá un menú desplegable con las opciones permitidas. La más interesante es Cambiar opciones de seguimiento, que te permitirá desde variar los colores que se asignan a las modificaciones de cada usuario con acceso al documento hasta cambiar y gestionar los propios comentarios.

Al lado del icono Control de cambios existen otros que permiten sacar mayor partido al seguimiento. Los más relevantes son el Panel de revisiones, que te permite conocer el estado, número y tipo de modificaciones; y los iconos Aceptar y Rechazar, que sirven para validar o descartar los cambios sobre el original realizado por otros.

Truco 3. Trabaja con varias versiones

En ocasiones, resulta muy interesante manejar diferentes versiones de un mismo documento para prevenir posibles pérdidas de información o eliminación de datos. Para ello, se ha implementado la herramienta Comparar, que exige estar tratando al menos dos archivos diferentes: el original y un segundo que contenga las modificaciones que se han realizado respecto al primero. Pulsa el icono Comparar desde el apartado Revisar de la cinta de menú de Word para acceder a sus opciones (las que vemos en la imagen se corresponden con las versiones que hemos creado para este paso a paso).

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Truco 4. La protección es importante

Como decíamos, el trabajo en grupo es ya muy habitual, ya sea de forma profesional, en el ámbito educativo o simplemente por el deseo de compartir un documento entre los amigos y que estos puedan realizar modificaciones. Ahora bien, en ocasiones, se desea limitar los cambios posibles y, así, prevenir problemas.

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Respondiendo a esta exigencia, tenemos la función Proteger, también del apartado Revisar de la cinta de menú. Para utilizarla, lo primero que tienes que hacer es abrir el documento que deseas salvaguardar. Luego, busca el icono denominado Restringir edición. Haz clic en él y verás en el lateral de la ventana las opciones de protección. Las posibilidades van desde el formato del documento hasta la edición de este.

Según sean tus necesidades, escoge unas u otras, aunque merece la pena detenerse en el apartado Restricciones de edición, que es en el que se establecen los permisos de modificación del texto de un documento. Una opción muy interesante que se puede activar en este apartado es la de Comentarios del menú desplegable, que impide realizar modificaciones, pero admite la inserción de comentarios.

Truco 5. Comparte con seguridad

Compartir un documento de texto es algo muy habitual en la actualidad, pero no siempre estamos seguros de que solo la persona elegida es la que tiene acceso a dicho archivo. Para prevenir posibles ediciones no deseadas, Word 2010 incluye varias prestaciones de seguridad.

Una vez que tienes abierto el documento de texto que quieres compartir, y a la vez proteger, acude al apartado Archivo de la cinta de menú, donde verás las posibilidades disponibles para aumentar la seguridad de un archivo, todas ellas accesibles pulsando sobre el icono Proteger documento.

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Las funciones más utilizadas y que suelen resultar más útiles son Cifrar con contraseña, que protege un documento con una sucesión de caracteres que se han de conocer para acceder a su contenido, y Agregar una firma digital, que permite añadir al documento información electrónica única del usuario que lo ha creado y, de esta forma, este tiene un conocimiento exacto acerca de si un archivo ha sido manipulado o no (además de estar protegido con las leyes de creación).

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Finalmente, puede ser que para estar seguro de que las personas con las que pretendes compartir un documento tienen todo lo necesario para visualizarlo correctamente, puede interesarte compartir las fuentes utilizadas en su creación. Esto se denomina, Incrustar fuentes True Type. Para ello, con el archivo abierto, dirígete al apartado Archivo de la cinta de menú y elige Guardar como. En la ventana que se muestra, busca en la parte inferior derecha Herramientas y pulsa sobre la flecha que apunta hacia abajo.

Seguidamente, selecciona Opciones al guardar y, en la ventana que surge, marca la última opción denominada Incrustar fuentes en el archivo. Activa la casilla correspondiente y, junto con el documento de texto, se añadirán las fuentes necesarias. De esta manera, cualquiera que disponga de una versión de Word compatible verá de forma correcta el archivo.

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