Trucos de Microsoft Excel

Qué es Excel y para qué sirve

Excel es un programa que forma parte de la suite ofimática Microsoft Office, un software de hojas de cálculo empleado esencialmente en tareas matemáticas y financieras. Sirve para realizar todo tipo de cálculos numéricos o matemáticos. Permite elaborar tablas que incluyan cálculos matemáticos, resueltos mediante operadores matemáticos o automáticamente mediante fórmulas llamadas funciones que se pueden configurar manualmente. Además de permitir la visualización de los datos, por ejemplo, a través de diferentes tipos de gráficos. La finalidad de estos puede ser diferente según las necesidades del usuario y las posibilidades que permite este software de cálculo son extremadamente amplias. Se pueden llegar a realizar desde simples sumas a integrales, pasando por la creación de gráficos, la generación de informes o la organización de información no numérica.

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Qué son las funciones de Excel

Para conocer qué son las funciones de Excel y cómo podemos aplicarlas, lo primero de todo sería conocer que son las fórmulas de Excel. En general, las funciones son más complejas que el cálculo básico de las fórmulas.

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Qué son las fórmulas de Excel

Las fórmulas son una de las características más útiles de Excel que abren la puerta de otros algoritmos de cálculo más complejos como son las funciones. En todo caso, son los responsables de que Excel sea una de las herramientas más potentes que existen.

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Qué es una hoja de cálculo como Excel

Una hoja de cálculo es una aplicación que permite manejar datos numéricos y alfanuméricos que se disponen en tablas compuestas por celdas. Estas celdas son las unidades de información donde se pueden insertar valores (números, cadenas de caracteres y demás) y fórmulas que realizan esos cálculos.

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Qué es una celda de Excel

Una celda de Excel es la intersección entre una fila y una columna. Es el espacio que contiene la información de una referencia, que puede ser de diferentes tipos: texto, números, fecha, instrucciones, funciones… estas celdas tienen forma rectangular, aunque su tamaño y características son ajustables por el usuario. Se ubican por el número de cada fila y por la letra de cada columna, siendo identificadas con un nombre único. Es decir, que una celda puede estar identificada, por ejemplo, por el nombre C7 (columna C y fila 7).

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¿Es Excel una base de datos?

Excel no es en sí misma una base de datos, sino una aplicación para trabajar con hojas de cálculo. No obstante estas hojas de cálculo pueden servir para crear bases de datos que luego pueden exportarse a programas para gestionarlas, como Access.

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Cómo instalar Excel

Para instalar Excel no queda otra que descargar Microsoft Office y ejecutar su programa de instalación. Para eso tienes que seguir estos pasos:

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Qué son las macros de Excel

Si ya eres un usuario medio avanzado, seguro que tienes claras las diferencias entre fórmulas y funciones y te desenvuelves con facilidad con ambas. Pero Excel es un potente software de cálculo que te permite ir mucho más allá.

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Cuántas columnas tiene Excel

¿Cuántas veces habremos pasado el rato deslizando el cursor del ratón a través de nuestra hoja Excel intentando encontrar el final de la página? Seguro que alguna vez en la vida lo has hecho y probablemente te has cansado antes de llegar al final. Pues bien, en Malavida queremos ahorrarte este mal trago respondiéndote a la pregunta.

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Cómo hacer fórmulas en Excel

Para hacer una fórmula en Excel hay que seguir este proceso:

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Cuántas filas tiene Excel

Esta es probablemente una de las preguntas que más veces nos hemos hecho cuando deslizamos el cursor del ratón en el popular programa de Office. En realidad, por extensión Excel va a aguantarte prácticamente todo lo que le eches, así que puedes estar tranquilo, aunque obviamente los límites los marcará tu máquina, concretamente la memoria disponible y los recursos del sistema de tu ordenador.

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Qué son las plantillas de Excel

Además de ser un potente software de cálculo y gestión numérica, Excel constituye una herramienta muy útil para tus tareas profesionales y académicas.

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Cómo hacer facturas en Excel

Lo más cómodo en primer lugar sería descargar una plantilla de Excel para crear facturas. Ésta te servirá para contar con una serie de elementos predefinidos, como por ejemplo el formato y el diseño. A continuación crea un libro nuevo de Excel y accede al catálogo de plantillas y modifica los datos que figuran a modo de ejemplo en la que hayas elegido y cámbialos por los tuyos y los de tu cliente.

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Qué es una columna de Excel

En Microsoft Excel una columna es el nombre que recibe la agrupación de celdas que se disponen en vertical desde arriba hacia abajo. Se identifican mediante las letras que encontramos en la parte superior de la columna, llevando un orden alfabético. El nombre no se puede alterar y trabajaremos siempre teniendo en cuenta como referencia la letra que le corresponda. Si queremos identificar cualquier columna con un nombre en concreto, este deberemos introducirlo en la celda inmediatamente inferior.

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Qué es una función de Excel

Una función de Excel es una fórmula matemática predefinida que realiza cálculos automáticos utilizando valores específicos y en un orden particular. Estas las puede definir el propio usuario y su utilidad estriba en que permite ahorrar tiempo porque no es necesario hacer los cálculos cada vez que estos se necesiten.

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Cómo bloquear celdas en Excel

Para bloquear una o más celdas en Excel hay que hacer lo siguiente:

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Cómo importar contactos de un fichero de Excel a Outlook

Si tenemos un archivo de Excel con muchos contactos existe la manera de exportarlos a Outlook para no tener que introducirlos uno por uno en la agenda de este programa. Este método funciona tanto para Outlook 2013 como para Outlook 2016:

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Cómo usar Excel

La manera de utilizar Excel puede variar en función de cuál sea el objetivo final del usuario. El programa ofrece diferentes posibilidades: crear y dar formato a una hoja de cálculo, construir modelos para analizar datos, presentar gráficos, escribir fórmulas, gestionar la contabilidad…

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Qué es un rango en Excel

Un rango en Excel es un conjunto de celdas adyacentes que se pueden seleccionar para realizar la misma operación con todas ellas. Esa agrupación facilita aplicar formatos comunes, ordenar elementos o llevar a cabo otras tareas de la hoja de cálculo. En realidad constituye la base de muchas de las operaciones que se llevan a cabo con la hoja de cálculo.

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Cómo hacer macros en Excel

Para evitar repetir frecuentemente las mismas acciones, Excel permite crear lo que se conoce como macro. Se trata de un conjunto de comandos que se almacenan en el programa y que cuando se recurren a ellos ejecutan la acción de manera automática.

Para crear una macro debes seguir este procedimiento:

  • Paso 1: dirígete a Grabar macro y verás cómo se abre un cuadro de diálogo.
  • Paso 2: dale un nombre a la macro, crea un método abreviado de acceso o atajo de teclado, establece dónde quieres almacenar la macro (si quieres que sólo sirva para un libro o para cualquier documento con el que trabajes en Excel) y otórgale una descripción (voluntaria).
  • Paso 3: en el momento de pulsar Aceptar comienza la grabación. Eso significa que todas las acciones que hagas ahora quedarán vinculadas al atajo de teclado que introdujiste en el menú de creación de la macro.
  • Paso 4: detén la grabación cuando hayas terminado los pasos.
  • Paso 5: para ejecutar la macro guardada en una nueva hoja seleccionarás el comando macros o pulsarás el atajo de teclado elegido.
Cómo convertir un PDF a Excel

Para convertir el contenido de un PDF a Excel no es necesario copiar y pegar todos los datos a las bravas (siendo posible además que no coincidiesen). Existen diferentes maneras:

  • Exportar los datos previamente a Word y conservándolos en modo texto. El mismo Word incorpora una función para convertir a tabla de Excel cualquier dato introducido en el procesador de texto.
  • Utilizar la función para tal fin con la que cuenta Adobe Reader capaz de digitalizar todos los datos conservando diseño y formato.
  • Utilizar conversores de terceros (existen herramientas gratuitas y de pago).

Los archivos con formato PDF se han convertido en un estándar de almacenamiento de información gracias que es posible abrirlos en prácticamente cualquier plataforma. Se trata de un archivo compuesto por texto, mapas de bits e imágenes vectoriales. Gracias a su versatilidad y pese a haber sido desarrollado por Adobe Systems, su uso se ha difundido gracias a que lo ha liberado como estándar abierto y ahora se rige según lo dispuesto por la Organización Internacional de Estandarización (ISO).

Cómo calcular un porcentaje con Excel

Dado que el cálculo de un porcentaje con Excel puede llevarse a cabo con los operadores matemáticos sencillos de multiplicación y división, no existe una fórmula para tal fin. Por tanto, para calcular un porcentaje bastaría con realizar a cabo esta operación:

  • Porcentaje = cantidad / total

El resultado de esa operación arroja el porcentaje que buscamos. Eso sí, necesitarás aplicar el formato a la celda del tanto por cien (%) porque si no verás su dato expresado como resultado decimal y no como porcentaje sobre el total de la cantidad.

Por otro lado, si conoces el porcentaje y la cantidad puedes hallar el total. Para eso tendrías que dividir cantidad entre porcentaje:

  • Total = cantidad/porcentaje

Si conoces porcentaje y total y lo que quieres hallar es la cantidad, entonces tendrás que llevar a cabo esta operación:

  • Cantidad = total*porcentaje

Recuerda, como decíamos, aplicar el formato de porcentaje a la celda puesto que si no verás el dato expresado en decimales.

Cómo redondear cifras en Excel

Pueden existir diferentes motivos para querer redondear un número hacia arriba, por ejemplo porque sus decimales no son significativos o porque se quiere redondear hasta un múltiplo de 10 para simplificar una aproximación de cantidades. Existen diferentes funciones para hacerlo y para ello se utiliza la función REDONDEAR.

  • Para redondear un número: se utilizan las funciones REDONDEA.MAS, REDONDEA.PAR Y REDONDEA.IMPAR.
  • Se puede querer redondear una cifra hacia abajo: para ello se utiliza la función REDONDEAR.MENOS.
  • Redondear al número más próximo: si se quiere redondear hacia el número más próximo será la función REDONDEAR la que habrá que utilizar.
  • Para redondear a un número múltiplo especificado: utilizaremos la función REDOND.MULT.

Como vemos esta función admite diferentes variaciones según el propósito del usuario. En su sintaxis es imprescindible que vaya acompañada del número que se desea redondear así como el número de decimales que se desean redondear. El número a redondear puede ser positivo, negativo o cero.