¿Es Excel una base de datos?

Excel no es una base de datos en se y per se. Su uso principal es el trabajo con hojas de cálculo, aunque sí es cierto que esas mismas hojas de cálculo se pueden utilizar para crear bases de datos, que después se pueden exportar a programas diseñados específicamente para tratar con ellas. Puede ser otro programa de la suite Office como es Access, o incluso a los equivalentes de las suites LibreOffice y OpenOffice.

¿Y en qué nos basamos para sustentar dicha afirmación? Pensemos por un momento en la definición de lo que es una base de datos: un lugar en donde, en una sola referencia, se guarda diferente información, organizada por diferentes tipos de datos. Cada uno de esos datos se agrupa con los de su misma clase dentro de una tabla. Una hoja de Excel, si lo pensamos fríamente, no es más que una representación gráfica de una tabla. Esto nos lleva a una conclusión importante: un conjunto de hojas de Excel puede servir como base de datos.

Lo habitual en una hoja de cálculo es, no obstante, haber introducido varias columnas que indiquen una característica sobre los datos que se van a almacenar. Datos que, por su parte, deberían estar distribuidos en filas si lo hemos organizado correctamente. Con toda esa información se puede construir una base de datos relacional, a la que se podrían hacer consultas cada vez que necesitemos información sobre un registro.

Insistimos, no obstante, en que ya existen otros programas para trabajar con bases de datos y que esa no es la finalidad última de Excel. De hecho, las características de este software son las siguientes:

  • Agrupar un gran volumen de datos por los que navegar con facilidad.
  • Introducir y editar datos manualmente.
  • Compartir copias de los archivos.
  • Ver representaciones visuales de la información.
  • Integrar el trabajo con otros tipos de software de oficina.
  • Aprovechar la característica del uso de las fórmulas.

Igualmente, como software para crear bases de datos Excel deja bastante que desear debido a que no mantiene la consistencia de los datos, es decir, que no es funcional para realizar consultas cruzadas y da muchísimos problemas de rendimiento cuando se trabaja con documentos de gran tamaño.