Preguntas y ayuda sobre Dropbox

Cómo usar Dropbox

Para usar Dropbox deberás seguir una serie de pasos:

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Qué es Dropbox

Es un servicio de almacenamiento de archivos online o en la nube. La principal función que permite a los usuarios no es sólo el guardado de estos sino también su sincronización en diferentes dispositivos (bien otros ordenadores, bien aparatos móviles como smartphones o tablets) para su descarga o consulta.

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Cómo funciona Dropbox

Dropbox basa su funcionamiento en el llamado cloud storage o almacenamiento en la nube. Se trata de un sistema de almacenamiento basado en redes de ordenadores y que, aunque parezca de creación reciente, su origen se remonta a la década de los años 60. Los ordenadores de esta red normalmente son operados por terceros y ofrecen una copia de seguridad de los archivos para que estos puedan ser accesibles desde otros puntos sin tener que acarrear con ellos.

En un principio fue un sistema ideado para empresas y sistemas que operaban un gran volumen de datos y que necesitaban contratar un servicio externo de almacenamiento. No obstante con la mejora en las redes de comunicación y la aparición de dispositivos móviles se ha extendido a todo tipo de usuarios.

Entre las ventajas de este sistema de almacenamiento online de archivos se encuentra su gran tolerancia a los fallos (por la distribución de datos) y que posibilita una recuperación rápida de la información y su consistencia.

En la actualidad, además de Dropbox, existen decenas de servicios que recurren a este sistema. Algunos de los más populares son Google Drive, iCloud o OneDrive. Empresas pioneras en ofrecer este sistema a usuarios de a pie como salesforce.com o FilesAnywhere continúan ofreciendo sus servicios.

Cómo compartir archivos en Dropbox

Para compartir archivos desde la versión de escritorio de Dropbox haz lo siguiente. Evidentemente necesitas haber descargado la aplicación antes y haberte registrado como usuario:

  • Paso 1: inicia sesión en la aplicación de escritorio.
  • Paso 2: pulsa el botón Cargar para empezar a compartir archivos.
  • Paso 3: navega por las carpetas de tu equipo o arrastra el archivo en cuestión al cliente de Dropbox.
  • Paso 4: una vez ya has subido el archivo que deseas compartir puedes compartirlo de dos maneras. Una es habiendo configurado Dropbox para que a la carpeta compartida tengan acceso por defecto una serie de usuarios. La otra puede ser accediendo al menú de opciones del archivo con el botón derecho del ratón. Puedes entonces seleccionar si quieres que cualquier persona pueda descargarlo (cualquier usuario que disponga del enlace podrá bajárselo en su equipo) o puedes compartirlo con un usuario específico. Para ello se le enviará un correo electrónico con el enlace de descarga. A su vez podrás indicar de qué tipo de permisos gozará (es decir, si puede editar el archivo o únicamente descargarlo).
Qué capacidad tiene Dropbox

De entrada Dropbox ofrece un almacenamiento gratuito de 2 GB. No obstante en lo que parece ser una jugada orientada a conseguir el mayor número posible de usuarios, permite aumentar el espacio gratuito de almacenamiento, por ejemplo, mediante la invitación a otros usuarios. Estas invitaciones pueden enviarse por correo electrónico o utilizar redes sociales como Twitter y Facebook.

También se pueden contratar los planes de pago que ofrecen diferentes capacidades en función de la suscripción contratada:

  • Pro: 1 TB de espacio. Su precio es de 8,25€.
  • Business: espacio ilimitado. Está orientado a equipos de trabajo a partir de 5 personas y su precio es de 10€ por usuario al mes.
  • Enterprise: su espacio es también ilimitado y está enfocado a grandes empresas. El precio es personalizado y depende de las necesidades de la organización que lo contrate.

Las ventajas de utilizar estos planes de suscripción mensual más allá del almacenamiento son varias: posibilidad de recuperar archivos borrados, integración con otras aplicaciones como el paquete Office, protección de enlaces, mayor seguridad en el cifrado…

Cómo sincronizar Dropbox

Para sincronizar archivos es necesario que hayas instalado la aplicación en tu ordenador. Estos se sincronizarán automáticamente al compartirlos con ella a menos que hayas modificado en su configuración lo contrario. Una vez compartidos estos archivos podrás abrirlos desde otros ordenadores o smartphones que tengan la aplicación instalada y también desde la web. Basta con que tengas la sesión abierta del programa.

Dicha modificación en la sincronización es lo que se llama sincronización selectiva. Nos puede interesar recurrir a ella en caso que no vayamos sobrados de espacio de almacenamiento o, simplemente, sea un ordenador de uso compartido en el que haya ciertos archivos que no queramos descargar.

Para ello debes ir a los ajustes y acceder a Cuenta. En cambiar configuración podremos desmarcar las diferentes subcarpetas que no queramos sincronizar desde el ordenador en el que estamos operando. Estas subcarpetas dejarán de estar visibles desde el equipo aunque seguirán estando presentes online y sincronizándose en el resto de dispositivos.

En qué carpeta se guardan los archivos de Dropbox

Cuando se instala la aplicación de escritorio se crea una carpeta en la carpeta personal de usuario de Windows. Su nombre será Dropbox y el su logotipo es el del servicio. En ella se almacenan todos los archivos sincronizados, tanto los que se descargan de manera automática como los que sincronizamos de forma selectiva. Puedes acceder a ella de dos maneras:

  • Desde la bandeja del sistema: si pinchas en el icono de la aplicación podrás desplegar un menú y entonces ahí seleccionar Carpeta Dropbox. Ésta es la carpeta cuyos contenidos se sincronizan con el resto de dispositivos donde uses la aplicación.
  • Directamente desde la ubicación: para acceder directamente como si de otra carpeta del sistema se tratase debes ir al Explorador de Windows y copiar esta línea en la barra de direcciones: %HOMEPATH%\Dropbox. Si por una de aquellas hubieses cambiado la ubicación de la carpeta podrías acceder desde el menú de preferencias puesto que te indicará la ruta exacta.
Cómo subir archivos a Dropbox

Para subir archivos a Dropbox sigue estas instrucciones:

  • Paso 1: desde el cliente de la aplicación navega por las diferentes carpetas de tu equipo para encontrar aquella que contiene los archivos a compartir.
  • Paso 2: selecciona los archivos o carpetas que quieres subir. También puedes usar el método de arrastrar y soltar para compartirlos en la carpeta.
  • Paso 3: una vez has depositado en la carpeta todo lo que quieres subir debes sincronizar el contenido de la carpeta. Puedes haber configurado sincronizaciones automáticas o puedes pulsar tú mismo el botón Sincronizar.

Verás una barra de progreso que te indica el estado de carga. Ésta irá más o menos rápido en función del tamaño de los archivos y de la velocidad de tu conexión a Internet. Una vez subidos todos los archivos los tendrás disponibles desde otros dispositivos así como también listos para que los puedas compartir con otros usuarios, bien como administradores, bien únicamente para su descarga.

Cómo desinstalar Dropbox

Para desinstalar Dropbox puedes recurrir a diferentes métodos:

  • Desde la aplicación: Dropbox ejecutará su propio proceso de desinstalación. La aplicación desparecerá pero no así tu cuenta y todo lo que hayas almacenado en ella, que estará accesible desde la web u otros dispositivos, ni tampoco los archivos del disco duro.
  • Desde Windows Vista, Windows 7, Windows 8 y Windows 10: es el proceso típico de desinstalar aplicaciones de estos sistemas operativos: Inicio > Panel de control > Programas > Desinstalar un programa. Buscas Dropbox y ejecutas el proceso de desinstalación.

Si además quieres eliminar los archivos de configuración debes localizar la carpeta Application Data. Para ello búscala en el Explorador escribiendo %APPDATA%. Te llevará a la carpeta y en ella tendrás que buscar la que se llama Dropbox. Muévela a la papelera de reciclaje.

A continuación de nuevo en el Explorador busca la capeta %LOCALAPPDATA% que es la carpeta Application Data secundaria.